Третий способ организации бухгалтерии – стороннее обслуживание. Этот вариант выбирают юридические лица, ориентированные на финансовые выгоды. Они не нанимают в собственный коллектив бухгалтера. Его работу выполняет сотрудник другой компании. Итоговая стоимость ниже, чем расходы на заработную плату штатной единицы. Экономия обусловлена тем, что не придется платить за цифровую технику, программы, курсы по повышению квалификации. Не нужно выделять отдельный кабинет, заказывать мебель, оплачивать отпуск и больничные листы. Исключаются все недостатки второго варианта, описанного выше.
Достоинство удаленного обслуживания – обеспечение бесперебойной работы. Бухгалтер на аутсорсе, который ведет вашу фирму, может, конечно, заболеть или уйти в отпуск - он такой же человек. Но ему быстро найдут замену, поэтому не будут задержки по срокам, простои.
При комплексном сопровождении на вас трудится целая команда:- юристы;
- финансовые аналитики;
- бухгалтеры.
Нет необходимости дополнительно искать сторонних специалистов, проводить собеседования, заключать трудовые договора. Сотрудничество ведется с одним исполнителем, который несет полную ответственность за качество, соблюдение сроков, требований действующего законодательства. Это снимает нагрузку с руководителя, который может сконцентрироваться на решении более важных задач бизнеса, например, разработка маркетингового плана, поиск перспективных ниш, новых клиентов, поставщиков.
Этот вариант сотрудничества также сокращает риски, так как взаимодействие между предпринимателями и аутсорсинговыми компаниями регулирует ГК РФ. Ответственность за ошибки, допущенные при ведении бухгалтерии, налогового учета, несет аутсорсер. Если во время государственной проверки будут выявлены недочеты, ошибки, выписаны штрафные санкции, то причиненные убытки взыскиваются в полном объеме. Заключайте договора с проверенными, солидными учреждениями, у которых есть система внутреннего контроля. Это сокращает вероятность допущения ошибок, нарушений.
Не стоит думать, что описанный вариант обладает только плюсами. Есть определенные подводные камни, о которых также стоит поговорить. Это позволит оценить всю картину, выбрать подходящее решение в конкретной ситуации. Основная проблема состоит в том, что невозможно в полной мере обеспечить конфиденциальность данных. Финансовая информация предприятия поступает в руки третьего лица. Без этого не получится составлять отчеты, начислять заработную плату или заполнять декларации для проверки налоговой инспекцией. Хотите исключить утечку, тогда основательно подойти к выбору исполнителя. Изучите отзывы, опыт. Обратите внимание на репутацию, чтобы не столкнуться в последующем с трудностями, исключить шанс встречи с мошенниками.
Аутсорсер выполняет разные обязанности. Перечень услуг, объем обсуждается при заключении официального договора. Каждый заказчик выбирает подходящий вариант. Можно доверить отдельные операции, весь список работ. Хотите протестировать, тогда воспользуйтесь разовой помощью. Вы оцените профессиональную подготовку, оперативность реагирования, ответственность. Если устроит качество исполнения, то можно подписать договор для сотрудничества. Это минимизирует риски, поможет найти надежного партнера, который обеспечит должную поддержку вашего бизнеса на всех этапах развития. Вы ставите задачи, а вторая сторона занимается решением.
Среди минусов стоит отметить дополнительные расходы, если вы решите увеличить нагрузку для аутсорсера. Все, что не будет входить в выбранный при заключении договора тарифный план, будет оплачиваться сверху. Если вы нанимаете штатного бухгалтера на оклад, то такие нюансы исключаются. По этой причине дополнительная оплата считается минусом аутсорсинга, который нужно учитывать.
Еще один момент – компания-заказчик становится изолированной от бухгалтерии. Утрачивается полный контроль над процессом. Благодаря развитию компьютерных и цифровых технологий можно удаленно взаимодействовать. Но это снижает оперативность решения поставленных задач. Решением станет организация электронной базы данных, доступ к которой предоставляется посредством введения пароля, логина. Этой возможностью стоит воспользоваться, так как в любой момент руководитель, доверенное лицо сможет получить доступ к отчетам, точным цифрам, результатам. Эти сведения помогут выбрать перспективные пути дальнейшего развития, оценить эффективность за определенный отрезок времени.
Так как аутсорсеры - это независимые исполнители, то у заказчика остается в распоряжении мало рычагов давления. Но все услуги должны оказываться в рамках правового поля, действующего законодательства. Стоит напомнить, что аутсорсинговая компания несет полную ответственность за качество оказываемых услуг. Если во время проверки выявляются ошибки, влекущие за собой штрафы, то возможно полное возмещение ущерба. При самообслуживании или работе штатного сотрудника этот момент исключается. Независимость исполнителя можно считать как недостатком, так и преимуществом, так как во втором случае гарантируется законность проводимых операций.